Skal rengøringen i Jammerbugt Kommune udbydes igen, når den nuværende kontraktperiode udløber

Skal rengøringen i Jammerbugt Kommune udbydes igen, når den nuværende kontraktperiode udløber

Økonomiudvalget i Jammerbugt Kommune holder møde den 14. juni 2023, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Orientering om resultat af evaluering af rengøringsservicen i Jammerbugt Kommune og stillingtagen til evt. udbud.

Beslutningstema

Orientering om evaluering af rengøringsservicen i Jammerbugt Kommune samt stillingtagen til, hvorvidt rengøringen skal udbydes igen, når den nuværende kontraktperiode udløber.

Sagsbeskrivelse

Kommunalbestyrelsen godkendte i forbindelse med budget 2019, at rengøringsområdet i Ejendomscenter Jammerbugt skulle konkurrenceudsættes. Pr. 1 januar 2020 overtog to private firmaer Kongsvang Cleaning og Facility og Rengoering.com A/S rengøringen i kommunen. Den 29. september 2022 indleverede Rengoering.com en konkursbegæring og stoppede rengøringen pr. dags dato. Kommunalbestyrelsen godkendte den 13. oktober 2022, at kommunen indgik aftale med Kongsvang Cleaning & Facility A/S om varetagelse af rengøringen i den resterende kontaktperiode.

Økonomiudvalget besluttede den 28. juni 2022, at rengøringsområdet i Jammerbugt Kommune skulle evalueres ultimo 2022. Arbejdet med evalueringen måtte dog udsættes i 2022, da alle forvaltningens kompetencer på rengøringsområdet i 4. kvartal blev brugt på at håndtere konkursen af Rengoering.com og få normaliseret rengøringen i alle kommunens bygninger. Ejendomscenter Jammerbugt indgik i november 2022 kontrakt med Rambøll og Dansk Servicerådgivning om evaluering af kommunens rengøringsområde.

Evaluering af rengøringsområdet i Jammerbugt Kommune har haft til formål at give en status på tre områder, som opsummeres herunder.

De økonomiske konsekvenser:

Rambøll har afdækket omkostningerne forbundet med den nuværende rengøringsløsning og sammenlignet disse med omkostningen forud for konkurrenceudsættelsen. Det er samme rengøringsopgaver, der gør sig gældende, som før udliciteringen, hvorfor det er muligt at foretage en direkte sammenligning af udgifter.

De samlede udgifter til rengøringen udgjorde før udliciteringen i 2018 (i 2022-priser) 21.958.301 kr. Efter udliciteringen er der i både 2020, 2021 og 2022 sket et fald i de samlede udgifter, som det fremgår af nedenstående tabel.

LÆS OGSÅ: Aktiviteterne står i kø inden sommerferien på Trekronerskolen

De samlede forskelle ekskl. ekstra corona-udgifter ligger i 2020 på 3,3 mio. kr. (fald på 15%), 3,2 mio. kr. i 2021 (fald på 14%) og 3,0 mio. kr.
i 2022 (fald på 13%). Til dette kommer dog, at der i 2020 er kommet ekstra ejendomme til. Når der tages højde for udvidelsen af opgaven, vurderes besparelsen at være på 4,0 mio. kr. i 2020, 4,4 mio. kr. i 2021 og 4,2 mio. kr. i 2022, hvilket svarer til et fald på henholdsvis 18%, 20% og 19%.

Med Kongsvangs overtagelse af Rengoering.coms rengøringsområder forventes udgiften i 2023 at være på 20,235.000 kr., hvorfor udgifterne i 2023 er stigende. Dette skyldes almindelige prisstigninger samt de rettelser og justeringer, der har været på lokationerne siden udbuddet. Med de ekstra tilkomne ejendomme vil der sammenlignet med 2018 være en samlet besparelse på 1,9 mio. kr. i 2023. Modregnes de ekstra tilkomne ejendomme, er besparelsen i 2023 ca. 3,1 mio. kr.

Den samlede besparelse i hele kontraktperioden andrager med ovenstående 15,7 mio. kr.

Den faglige kvalitet af rengøringen

Dansk Servicerådgivning har i december 2022 og januar 2023, samt i april og maj 2023 udført en rengøringsteknisk gennemgang af rengøringskvaliteten på de ca. 80 omfattede lokationer i kommunen, hvor aktuelle vurderinger sammenlignes med Dansk Servicerådgivnings målinger forud for udliciteringen i 2019.

Ved førmålingerne inden udliciteringen blev der givet en samlet vurdering på 3,9 på tværs af alle ejendomme. I december 2022/januar 2023 og april/maj 2023 blev der givet en samlet vurdering på 3,2/3,1 på tværs af alle ejendomme, hvilket svarer til at kvalitetsniveauet er lidt under, hvad der ellers er markedskonformt. Bedømmelsen er sket ud fra nedenstående tabel.

Dansk Servicerådgivning har endvidere observeret en stigning i antallet af rengøringssvigt . Et rengøringssvigt skal forstås som en observation af snavs eller andre urenheder ved kontrolmålingen, fx at der er glemt at tørre støv af en hylde. Ved førmålingerne inden udliciteringen registrerede Dansk Servicerådgivning 1363 observationer af rengøringssvigt, mens de i december 2022/januar 2023 har observeret 2800 rengøringssvigt. Selvom der er kommet flere ejendomme til, svarer den procentvise stigning i ejendomme ikke til stigningen i rengøringssvigt.

Jammerbugt Kommune har i 2021 og første halvdel af 2022 gennemført interne månedlige kvalitetskontroller. Disse viser modsat Dansk Servicerådgivning, at der siden udliciteringen er sket en fremgang i kvaliteten. Af nedenstående tabel sammenholdes karaktergennemsnittet af interne kvalitetskontroller med Dansk Servicerådgivnings førmålinger inden udliciteringen.

Det er dog ikke muligt at sammenligne de interne kontroller der er foretaget, med de eksterne kontroller DSR har lavet, da sikkerheden er størst, hvis tilgangen til målingen samt forståelsen af hvad de fem trin på kvalitetsskalaen er udtryk for, er den samme.

Evalueringen har ikke haft fokus på at forklare et evt. fald i kvaliteten af rengøringen, men kan gengive en række mulige forklaringer. Kongsvang overtog rengøringen i kommunen efter at Rengoering.com gik konkurs. Det kan dermed have givet nogle opstartsvanskeligheder at skulle udvide til hele kommunen relativt hurtigt, men der er stadig ikke rettet helt op på det. Derudover er der en række specifikke lokationer, hvor der er ændret i ledelsesforhold og siden er kontrollen øget, det er ikke muligt at vurdere endnu om det er tilstrækkeligt.

Den brugeroplevede kvalitet

Rambøll har i december 2022 også foretaget en spørgeskemaundersøgelse blandt Jammerbugt Kommunes daglige ledere på de omfattede lokationer samt et gruppeinterview for et mindre antal respondenter. Brugerundersøgelsen fokuserer både på såvel rengøringsstandarden som samarbejdet med leverandøren.

Spørgeskemaundersøgelsen viser, at den samlede gennemsnitlige tilfredshed ligger på 3,5. Det vil sige, at rengøringskvaliteten ligger mellem Hverken eller og Tilfreds.

Der er ikke foretaget en konkret førmåling af den brugeroplevede kvalitet, hvorfor denne ikke kan sammenlignes. Dog er brugerne blevet bedt om at forholde sig til deres opfattelse af, om rengøringskvaliteten enten er blevet dårligere eller bedre efter udliciteringen. Næsten 50 % af respondenterne vurderer, at rengøringen er blevet dårligere i forhold til situationen før udliciteringen og 32% mener den er uforandret eller lidt bedre end før udliciteringen.

Hjemtagelse af rengøringen

Hvis opgaven ønskes hjemtaget, kan det ikke nås til den 1. januar 2024. Vores eksterne rengøringskonsulent vurderer, at det vil tage omkring 6 måneder, at hjemtage rengøringen. Overtagelsen vil være omkring 1. juni 2024.

Vores eksterne rengøringskonsulent har beregnet en 2024-pris på ca. kr. 22 mio. inkl. rengøring af nye ejendomme, samt initialinvesteringer til materialer, udstyr og proces på kr. 2.5 mio . De 22 mio. omfatter lønninger, løbende drift, tilsyn, en rengøringsæleder, administrationsressourcer og udfrudsete udgifter. De 2.5 mio. er investering af vogne, materialer og andet udstyr, rekruttering, etablering af organisation, træning og lign. og er derfor en engangsudgift. Hvis opgaven skal hjemtages, vil omkostningerne derfor stige.

Opsummering

Evalueringen af rengøringsservicen i Jammerbugt Kommune viser, at udliciteringen har medført betydelige økonomiske besparelser, der i den samlede kontraktperioden andrager 15,7 mio. kr. Samtidig er rengøringskvaliteten faldet. Kvaliteten er lidt under hvad den generelle kvalitet er i andre kommuner. Men det er sat en proces i gang, hvor Jammerbugt Kommune holder møder statusmøder med Kongsvang hver 14. dag, så der kan blive rettet op på rengøringskvaliteten.

På baggrund af ovenstående anbefaler Ejendomscenteret, at rengøringsservicen igen udliciteres, da der er for store økonomiske konsekvenser forbundet med en eventuel hjemtagelse. Kontrakten med Kongsvang Cleaning og Facility udløber den 31. december 2023, hvorfor der er igangsat et arbejde med et eventuelt nyt EU-udbud. Der er mulighed for via et nyt udbud at optimere nogle af de uhensigtsmæssigheder, der er set ved det første udbud.

Indstilling

Vækst- og Udviklingsforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen

– at tage orienteringen til efterretning

– at tage stilling til, hvorvidt rengøringen skal udbydes igen, når den nuværende kontraktperiode udløber

LÆS OGSÅ: Drøftelse af mulige kommunegarantier til forsamlingshuse