Nyt udbud forlænger kontrakt af udlicitering af rengøringsområdet i 4 år
Økonomiudvalget i Jammerbugt Kommune vil på møde den 13. marts behandle: Godkendelse af udlicitering af rengøringsområdet for en ny 4-årig periode
Sagsbeskrivelse
Den 22. juni 2023 tog Kommunalbestyrelsen stilling til et eventuelt nyt udbud af rengøringsområdet samt godkendelse af tildelingskriterier og antal distrikter. På baggrund af beslutningen fra Kommunalbestyrelsen den 22. juni 2023 har rengøringsopgaven været sendt i udbud med henblik på at få afklaret, om opgaven skulle udliciteres eller hjemtages ud fra de indkomne tilbud.
De indkomne tilbud blev fremlagt på Økonomiudvalget den 4. oktober 2023 og efterfølgende i Kommunalbestyrelsen den 12. oktober 2023. Kommunalbestyrelsen besluttede, at rengøringsopgaven endnu engang skulle udliciteres, og den valgte udbudsgiver fik herefter besked.
Efter dette modtog Vækst- og Udviklingsforvaltningen en klage fra en af de leverandører, der ikke fik tildelt opgaven. På baggrund af dette fik Jammerbugt Kommune en advokat til at se udbudsmaterialet igennem og fandt en fejl, der medførte, at opgaven skulle genudbydes.
Der er nu gennemført et nyt udbud af rengøringsområdet, hvor to leverandører afgav tilbud på opgaven.
Tilbuddene er evalueret for hver af de 2 delaftaler på baggrund af følgende vægtede underkriterier:
| Underkriterier | Vægtning i procent |
| Pris | 50% |
| Matematisk model | 25% |
| Organisering | 5% |
| Leveringssikkerhed | 10% |
| Kvalitetssikring | 10% |
I henhold til udbudsbetingelserne skal tilbudsgivernes tilbud opfylde formelle krav for at være konditionsmæssige. Det kan konstateres, at begge tilbud er konditionsmæssige.
Rådgiver har udarbejdet en estimeret beregning på de samlede udgifter ved hjemtagning af rengøringsområdet. De estimerede udgifter udgør 22 mio. kr. pr. år gennem fire år, samt en engangsinvestering på 2,5 mio. kr. I alt 90,5 mio. kr. over fire år. Derudover vil en hjemtagelse betyde, at Jammerbugt Kommune skal genforhandle kontrakten med Kongsvang Cleaning & Facility A/S, da det ikke er muligt at have en intern rengøringsfunktion klar pr. 1 juli 2024, når den nuværende kontrakt med Kongsvang Cleaning & Facility A/S udløber.
Den fremtidige kontrakt vil lyde på 19,63 mio. kr. år i den kommende 4-årige periode (2024-priser). Dette er inklusiv estimerede tilkøb som blandt andet ekstra hovedrengøring mm. Dertil kommer udgifter til kontraktstyring, kontrol, opfølgning, tæt dialog med brugere/leverandør og systemunderstøttelse, der er estimeret til 1 mio. kr. I alt estimeres den årlige udgift til rengøring derfor at udgøre 20,63 mio. kr. Det vil sige, at de samlede udgifter i alt estimeres at andrage ca. 82,50 mio. kr. over 4 år.
Begge leverandører har i genudbuddet valgt at tilbyde et højere antal timer, hvilket betyder, at begge tilbud ligger ca. 0,50 mio. kr. pr. år højere end første udbudsrunde. Tilbuddene i genudbuddet holder sig indenfor kommunens budget til rengøring.
Rådgivers vurdering er fortsat, at besparelsen sammenlignet med hjemtagning af rengøringsområdet vil være 10 mio. kr. over en 4-årig periode, da der som beskrevet leveres flere rengøringstimer i nærværende tilbud, hvilket forventes at reducere kommunens udgifter til kontrol og håndtering af klager mv.
Tildeling af opgaven behandles i et lukket punkt.
Budgetmæssige konsekvenser
Ved udlicitering af opgaven kan opgaven løses indenfor det nuværende budget samtidig med, at kvalitetsniveauet forventes øget, da tilbuddet indeholder ekstra rengøringstimer. Dertil kommer, at opfølgning, kontrol og håndhævelse er skærpet i den nye kontrakt. Det betyder, at Jammerbugt Kommune får det serviceniveau, som kommunen har bestilt. Det serviceniveau, der er udbudt, svarer til det serviceniveau, som kommunen havde, da kommunen selv havde rengøringsopgaven.
Ønskes opgaven hjemtaget forventes en yderligere økonomisk omkostning på ca. 10 mio. kr. over den 4-årige kontraktperiode.
Indstilling: Vækst- og Udviklingsforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen at godkende, at rengøringsopgaven i Jammerbugt Kommune udliciteres i den kommende 4-årige periode med start den 1. juli 2024
LÆS OGSÅ: Godkendelse af udskiftning til LED armaturer i Jammerbugt