Økonomiudvalget i Jammerbugt kommune holder ordinært møde den 16. marts 2022, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Godkendelse af retningslinjer for god adfærd i kommunalbestyrelsen samt samarbejde mellem kommunalbestyrelsen og administrationen.
Sagsbeskrivelse
På introseminar den 14. januar 2022 drøftede kommunalbestyrelsen god adfærd i kommunalbestyrelsen. På baggrund af de drøftelser har forvaltningen udarbejdet et forslag til retningslinjer herfor. Dette afsnit foreslås at erstatte tidligere retningslinjer, der p.t. er optaget i Håndbogen for Kommunalbestyrelsen.
Forinden en sag behandles i kommunalbestyrelsen eller i et udvalg, vil der blive udarbejdet en dagsorden. Ved behandlingen af en sag, vil forvaltningen sikre, at der foreligger det sagsmateriale, der er nødvendigt, for at medlemmerne kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag, herunder eventuelle fornødne udvalgsindstillinger (dette gælder dog ikke, hvis der er tale om en sag, der er rejst på baggrund af et kommunalbestyrelsesmedlems initiativret). Spørgsmålet om, hvorvidt der foreligger tilstrækkelige oplysninger i en sag, afgøres inden for vide rammer af kommunalbestyrelsen eller af udvalget. Hvis kommunalbestyrelsen eller udvalget finder, at sagen behøver yderligere undersøgelser, kan kommunalbestyrelsen/udvalget anmode forvaltningen om yderligere sagsbehandling.
Som kommunalbestyrelsesmedlem har man (som altovervejende) ret til sagsindsigt. Dette betyder, at et kommunalbestyrelsesmedlem har ret til at se de akter, som forvaltningen ligger inde med til en konkret sag. Forvaltningen er imidlertid ikke forpligtet til at udarbejde nye notater eller beregninger mv. på baggrund af henvendelse eller ønske fra kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Borgmesteren kan give afslag på sagsindsigt, hvor dette er nødvendigt af hensyn til sagens ekspedition eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder. Dette kan f.eks. være, hvis sagsindsigten kræver et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug.
Administrationen får flere og flere henvendelser fra kommunalbestyrelsesmedlemmer vedrørende svar på spørgsmål, udarbejdelse af notater m.v. Besvarelsen af disse henvendelser tager tid at håndtere og fragår administrationens tid til at servicere borgerne og virksomhederne, til at udvikle kommunen og kan udfordrer arbejdsmiljøet, idet der kan sås tvivl ved den tillid, som bør være fremherskende mellem politikerne og administrationen.
Der er derfor behov for en forventningsafstemning omkring, hvordan kommunalbestyrelsen forventer, at administrationen skal prioritere de afsatte ressourcer og hvad man som kommunalbestyrelsesmedlem kan forvente, at administrationen svarer på og hvor hurtigt der svares. Disse forventningsafstemninger kan med fordel udmønte sig i principper, som kan optages i håndbog for kommunalbestyrelsen.
Der er udarbejdet et forslag til sådanne principper til optagelse i Håndbogen.
Retsgrundlag
Lov om kommunernes styrelse §§ 2 og 9.
Budgetmæssige konsekvenser
Ingen
Høring/borger- og brugerinvolvering
Ikke relevant
Indstilling
Staben indstiller til Økonomiudvaget,
at godkende retningslinjer for god adfærd i kommunalbestyrelsen
at godkende principper for henvendelse til administrationen.
