Godkendelse af høring om fysisk samling af Ungdomsskolen og Familiecentret
Børne- og familieudvalget i Jammerbugt Kommune holder møde den 4. december, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Godkendelse af høring om fysisk samling af Ungdomsskolen og Familiecentret
Beslutningstema
Godkendelse af høringsgrundlag vedr. forslag om fysisk samling af Ungdomsskolen og Familiecenter Jammerbugt på den tidligere skole i Halvrimmen (Skolegade 3, 9460 Brovst).
Sagsbeskrivelse
På baggrund af nedlæggelsen af ressourcecentret på den tidligere skole i Halvrimmen ved udgangen af 2023 afsøges muligheden for at anvende de fysiske rammer i en anden kommunal sammenhæng i regi af Børne- og Familieforvaltningen.
Inden for Børne- og Familieforvaltningen ses der både et fagligt og økonomisk potentiale ved at samle den kommunale Ungdomsskole og Familiecentret i bygningerne, der tidligere husede ressourcecentret. Med det udgangspunkt har forvaltningen taget initiativ til at beskrive de mulige gevinster for borgere, medarbejdere, ledere og det tværprofessionelle samarbejde ved at samle dem i den samme bygning, men med fastholdelse af den nuværende organisering.
For unge vil en samling af Familiecentret og Ungdomsskolen betyde et sammenhængende tilbud til de unge, der både har kontakt til Familiecentret og et specialpædagogisk skoletilbud under Ungdomsskolen. Dette er af stor betydning for unge i målgruppen, der i stigende grad opleves at være præget af ænstelighed. Det er derfor positivt, at de unge oplever færrest mulige skift og en helhedsorienteret tilgang, når de er i kontakt med flere kommunale tilbud. Ligeledes kan samlingen af Familiecentret og Ungdomsskolen være med til at styrke kvaliteten for borgerne, idet rammerne giver flere og nye muligheder for fx flerfamilieaktiviteter, overvåget og støttet samvær m.v. Det gælder ligeledes i forhold til særligt Ungdomsskolens specialpædagogiske skoletilbud, der i dag er udfordret af for små og for få undervisningslokaler. På den tidligere Halvrimmen Skole vil Ungdomsskolen således kunne tilbyde undervisning i nye rammer, der allerede er godkendt til formålet, ligesom der vil være mulighed for at udvikle tilbuddet på sigt.
For medarbejderne vil rammerne ligeledes give mulighed for at planlægge og igangsætte nye og andre aktiviteter i både Ungdomsskolen og Familiecentret, idet der er fx gymnastiksal, skolekøkken, kreaværksted m.v. til rådighed på stedet. Desuden vil en samling betyde, at Familiecentret, som i dag er opdelt på to matrikler, bliver samlet i et hus, hvilket giver større mulighed for fælles sparring og videndeling i det daglige samt mulighed for fælles personalemøder.
Det beskrives i Familiecentrets konsekvensbeskrivelse, at de ser fordele ved at samle de to matrikler, idet der kan skabes større samhørighed mellem medarbejderne, ligesom der kan arbejdes med en stærk fælles kultur og en følelse af at være en samlet arbejdsplads. Ligeledes beskrives fordele for den ledelsesmæssige opgave.
På samme måde ser Ungdomsskolen fordele ved rammerne på den tidligere Halvrimmen Skole, der kan være med til at løse de kapacitetsudfordringer, de oplever ved de nuværende fysiske rammer fx i forhold til undervisningslokaler og muligheden for at samle alle ansatte til fælles møder.
For Jammerbugt Kommune vil en samling af Ungdomsskolen og Familiecentret – ud over et styrket tværgående samarbejde – også betyde, at kommunen kan opnå potentialer i forhold til hjemtagelser på det forebyggende og anbringende område. Det kan have en positiv betydning for økonomien, idet eksterne leverandører typisk er udgiftstunge.
Det gælder fx dagbehandling, hvor det på sigt kan være muligt at etablere et kommunalt tilbud om dagbehandling. Børne- og Familieudvalget blev den 8. maj 2023 præsenteret for en analyse fra Komponent, hvor det fremgik, at Jammerbugt Kommune tilkøber meget udgiftstunge dagbehandlingsindsatser, og Komponent anbefalede derfor, at Jammerbugt Kommune undersøger mulighederne for at etablere alternative løsninger.
En betingelse for at man i Jammerbugt Kommune kan imødekomme Komponents anbefaling er, at der er en fysisk lokalitet, hvor der er mulighed for både at etablere et skoletilbud samt et behandlingstilbud. Halvrimmen Skole opfylder betingelserne herfor.
Foruden den foreslåede flytning af Familiecentret og Ungdomsskolen vil en overtagelse af den tidligere skole i Halvrimmen medføre nye muligheder på Børne- og Familieudvalgets område på både kort og længere sigt. Der bør derfor fremadrettet være en opmærksomhed på, om der er flere funktioner, som med fordel kan integreres i faciliteterne på Halvrimmen Skole for at optimere den samlede opgaveløsning og styrke én indgang for unge i udsatte positioner.
Baggrundsnotatet fremgår af bilag.
Tidsplan
– Den 5. – 22. december 2023: Høring hos Ungdomsskolens bestyrelse, Ungerådet og Handicaprådet.
– Den 8. januar 2024: Genoptagelse i Børne- og Familieudvalget
– Den 17. januar 2024: Behandling i Økonomiudvalget
– Den 25. januar 2024: Behandling i Kommunalbestyrelsen
Det vurderes med denne tidsplan, at der vil blive en trinvis indflytning fra februar 2024.
Budgetmæssige konsekvenser
Det vurderes, at der er behov for at afsætte midler til renovering herunder etablering af toiletter i den gamle bygning til elever. Der er en opmærksomhed på, at Ungdomsskolens elever er særligt sårbare. Disse unge vil blive udfordret af de nuværende toiletforhold, der i dag er i gården.
Ejendomscentret har udarbejdet prisoverslag på etablering af et toilet, på samlet 110.000 kr. Prisen er under forudsætning af, at nuværende vandinstallation kan anvendes.
Budget for driften af Halvrimmen skole, Ungdomsskolens matrikel på Kirkegade i Brovst samt Familiecentrets bygninger er placeret hos Ejendomscenter Jammerbugt. Det er Ejendomscentrets umiddelbare vurdering, at der kan spares 60-70% af driftsudgifterne i forbindelse med at en bygning overgår fra drift til tomgang. Vurderingen er baseret på en forudsætning om, at bygningen er helt tom, og at der udelukkendes opvarmes til frostfri, samt at der ikke foretages rengøring af ejendommen.
De nuværende årlige driftsudgifter til de tre matrikler fremgår i nedenstående tabel.
| Matrikel | Udgift 2022 |
| Ungdomsskolen, Kirkegade 2, Brovst | 120.871 |
| Familiecentret (Pandrup og Fjerritslev samlet) | 370.799 |
| Samlet årlig driftsudgifter | 491.671 |
* Driftsudgifter vedr. servicepersonale, rengøring, vedligeholdelse, forbrug m.v.
Ved en forventning om, at udgifterne kan reduceres med 65% ved tomgang, vil dette reducere de årlige driftsudgifter til de 3 nuværende matrikler hos Ungdomsskolen og Familiecentret med 320.000 kr.
I bygningerne er flere lokaler, som tidligere har været brugt som undervisningslokaler, i dag opdelt i mindre rum. Der bør laves en vurdering i forbindelse med indflytning af, hvorvidt lokalerne skal forblive opdelte eller genetableres. Der vil være en mindre udgift forbundet hermed. Ligeledes må der forventes en mindre udgift til maling. Samlet skønnes 100.000 kr. hertil.
Endeligt vil der være en udgift forbundet med selve flytningen fra de tre nuværende lokationer. Udgifter udover 50.000 kr. hertil vil blive afholdt inden for afdelingernes eget budget.
Det samlede estimat for etableringsomkostninger fremgår af nedenstående tabel.
| Aktivitet | Udgift |
| Etablering af toilet | 110.000 |
| Maling, evt. nedbrydning af vægge m.v. | 100.000 |
| Flytteudgifter | 50.000 |
| Samlet udgift | 260.000 |
Inden for de budgetmæssige rammer af Ungdomsskolen og Familiecentret vurderes det, at der kan realiseres et potentiale ved mindre kørsel for medarbejdere og ledere, samt ved at optimere udnyttelsen af IT eksempelvis ved etablering af flyvearbejdspladser afhængigt af behov.
Et alternativ til tomgang er et regulært salg af de tre bygninger, der fraflyttes. Der skal ikke i forbindelse med denne sag om en fysisk samling tages beslutning om evt. salg af bygningerne. Dette vil ske i en efterfølgende sag til politisk behandling.
Høring/borger- og brugerinvolvering
Det fremgår af uddybende notat vedr. samling af Ungdomsskolen og Familiecentret på tidligere Halvrimmen Skole, at forslagets personalemæssige konsekvenser kvalificeres i MED-systemet. Processen er blevet igangsat ved en præsentation i ForvaltningsMED og lokale MED i hhv. Ungdomsskolen og Familiecentret. Herefter har de lokale MED-udvalg fremsendt input til ForvaltningsMED med både fordele og ulemper ved forslaget.
Familiecentret peger på følgende fordele ved forslaget:
- Det beskrives fra det administrative personale, at det er en fordel at være samme sted og løbende kan hjælpe hinanden med opgaverne. Det vil også være skønt for dem at møde alle medarbejdere løbende, frem for kun at møde dem på de kvartalsvise samlede P-møder.
- En fordel er, at der er tro på, at Familiecentret kan bevare den gode arbejdsplads fremadrettet.
- Det beskrives, at det er en fordel med en samlet ramme at arbejde ud fra, samt en central placering i kommunen.
- Det beskrives som en fordel, at der er en gymnastiksal til aktiviteter med de unge.
- Det beskrives, at det kan have en positiv betydning for fremtidigt fokus på metodeudvikling af flerfamilieaktiviteter. Herunder, at der er forskellige værksteder, køkken og sal til aktiviteter med familierne, som har fokus på ressourcer og kompetencer.
- Det beskrives, at medarbejderne kan se en fordel i, at der kan skabes større samhørighed mellem medarbejderne ved at blive samlet til et hus. Det har tidligere været en udfordring at være i to forskellige huse.
- Det beskrives som en fordel, at koordinatorerne for F-grupperne rykker tættere sammen i det daglige arbejde, fordi der så løbende kan laves brugbare aftaler og følges op på arbejdet i grupperne.
- Det beskrives som en fordel, at man i højere grad kan videndele med alle i FC og ikke er afhængig af at skulle mødes med en medarbejder, der lige nu er i et andet hus.
- Det beskrives som en fordel, at der i det samme hus kan arbejdes med en stærk fælles kultur og en følelse af at være en samlet arbejdsplads.
- Det beskrives, at der kan været et potentiale for et større og tættere samarbejde med ungdomsskolen, deres unge og deres tilbud.
- Det beskrives som en fordel, at vi kan gøre brug af hinanden på tværs og at de unge bliver fortrolige med stedet.
- Det beskrives som en fordel for den ledelsesmæssige opgave, at huset bliver samlet til et fælles hus, både i forhold til at skabe en stor samhørighed og en fælles kultur, men også for den daglige faglige sparring ift. kerneopgaven.
Der peges endvidere på følgende opmærksomhedspunkter fra LokalMED i Familiecentret:
- En bekymring er, om huset er stort nok til at rumme hele personalegruppen og om der er samtalerum/mødelokaler/samværsrum og rum til aktiviteter med de unge og familierne.
- En bekymring er, at man som medarbejder kan blive mere alene i dagligdagen og i sit arbejde, når der skal dækkes områder i yderområderne, hvor man ikke kan nå at køre ind på FC eller hvor det ikke giver mening at møde ind. Ligeledes mellem opgaver i løbet af dagen. Det kan for nogle medarbejdere f.eks. betyde, at man ikke ser kolleger så ofte som nu.
- Det er en bekymring, at kørsel kan stige i nogle af de sagsstammer, hvor man f.eks. er i yderområderne, fordi der vil være langt til Halvrimmen for at lave aktiviteter med de unge.
- En bekymring kan være, om der fysisk er mulighed for at lave et aktivitetsrum og et personalerum, sådan at der ikke er f.eks. kontaktpersoner med unge i det samme rum, som der spises madpakker.
- En bekymring kan være fra kontaktpersonernes side, om man på sigt organiseres anderledes og ikke i Familiecentret.
- Det kan være en bekymring, om enkelte medarbejdere ikke ønsker at flytte med til den nye placering i Halvrimmen.
- Det beskrives som en opmærksomhed fra medarbejderne, at der er mulighed for at gøre huset til en indbydende ramme for familie og ungearbejde, herunder f.eks. maling og indretning.
Der peges på følgende fordele/opmærksomhedspunkter fra LokalMED i ungdomsskolen:
- MED-udvalget påpeger, at vi i ungdomsskolens nuværende matrikel i Kirkegade 2, Brovst har fået skabt nogle attraktive rammer, hvilket har løftet arbejdsmiljøet, som tydeligt fremgår af vores fysiske APV. MED-udvalget ønsker en fortsat opmærksomhed på at holde de gode rammer, der fastholder og understøtter det stærke fysiske arbejdsmiljø på en ny matrikel.
- Ungdomsskolen har personale, der har behov for handicapvenlige forhold samt handicap P-plads. Dette kan også gælde for ungdomsskolens elevgruppe.
Ungdomsskolens MED-udvalg vurderer samlet set, at en flytning til Halvrimmen Skole vil være en fordel og styrkelse af ungdomsskolens virke samt for de unge i Jammerbugt Kommune og ungdomsskolen ser frem til et fremtidigt samarbejde med andre relevante samarbejdspartnere.
ForvaltningsMED har drøftet forslaget i møde d. 24. november og knytter følgende kommentarer til forslaget:
Medarbejdersiden i ForvaltningsMED ser forslaget som en god ide at udnytte de gode fysiske forhold i Halvrimmen Skole og at dette giver mulighed for at få etableret muligheden for et reelt tværgående samarbejde, som vores Sammenhængende Børne- og ungepolitik foreskriver.
Medarbejdersiden oplever det som rettidigt, at man nu foreslår at omplacere ungdomsskolen og familiecenteret i Halvrimmen. Dette bør ligeledes undersøges for de tilbageværende tomme bygninger – inden salg bredt set i hele kommunen. Man kunne overveje at lave en idefase, hvor andre har mulighed for at byde ind på brugen af de mange tomme bygninger til andre kommunale formål.
Strukturelle opmærksomhedspunkter
Medarbejdersiden foreslår, at der etableres et hus-ad hoc-MED, så snart beslutningen er truffet, så man sammen kan finde ud af, hvordan man organiserer sig mv.
Vi skal sikre, at medarbejderne fra de to arbejdspladser har mulighed for at komme med input og kvalificere ledelsen for beslutninger i etableringsfasen, som har betydning for både ungdomsskolens og familiecenterets fremtidige virke.
Medarbejderindflydelse i MED-systemet: når man har tværfaglige samarbejder og budgetter eller skal lave fælles retningslinjer som har indflydelse på APSA-forhold vil fortsat skulle behandles i ForvaltningsMED.
Ungdomsskole og Familiecenter hører under to forskellige chefer og har budgetter under to politikområder.
Personalemæssige opmærksomhedspunkter
ForvaltningsMED gør opmærksom på, at implementering tager tid og kræver stor opmærksomhed fra alle parter for at sikre et godt arbejdsmiljø i den nye organisering. Der bør være fokus på, om de to budgetter har midler nok til etablering især ift. restaurering af toiletter, som er betinget af salg og udgifter ved flytning. Dette bør ikke have indvirkning på personaleressourcerne i driftsbudgetterne.
Familiecenteret skal ud over samarbejdet med ungdomsskolen også selv internt finde sammen og have skabt en fælles kultur. Giv tid, plads og mulighed for at sikre et godt arbejdsmiljø.
ForvaltningsMED henleder opmærksomheden på de tilbagemeldinger, der er kommet fra de to lokalMED og opfordrer til, at man inddrager de fordele og ulemper, der er gjort opmærksom på i processen.
De samlede input fremgår af bilag.
Indstilling
Børne- og Familieforvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget godkender,
| at | forslag om fysisk samling af Ungdomsskolen og Familiecentret på tidligere Halvrimmen Skole sendes i høring i perioden fra den 5. december 2023 til den 22. december 2023. |
| at | flytningen igangsættes i februar 2024. |
| at | der anvendes 260.000 kr. til etableringsomkostninger i forbindelse med samlingen. Beløbet finansieres af besparelsen ved tomgangsdrift i 2024. |