Kommunalbestyrelsen holder ordinært møde den 10. februar 2021, hvor et af punkterne er Godkendelse af nye retningslinjer vedr. gaver, repræsentation og rejser m.v.
Sagsfremstilling
Med udgangspunkt i nyere vejledninger på området har Sekretariatet i efteråret 2020 givet diverse retningslinjer vedr. udgifter til gaver, repræsentation, og rejser et serviceeftersyn.
Serviceeftersynet er foretaget med afsæt i Moderniseringsstyrelsen, KL og Danske Regioners udgivelse ”God adfærd i det offentlige” fra 2017.
Formålet har været at skabe og formidle et ensartet niveau for afholdelse af udgifter til gaver, repræsentation, rejser og lignende på tværs af forvaltninger og afdelinger.
Sekretariatet har på baggrund heraf udarbejdet tre nye retningslinjer i Jammerbugt Kommune.
Retningslinjerne er dermed en opdatering, præcisering og sammenskrivning af eksisterende retningslinjer, ligesom de er ajourført til Jammerbugt Kommunes praksis og særligt de gældende anbefalinger på området med udgangspunkt i ”God adfærd i det offentlige”.
Der er tale om følgende nye retningslinjer:
Retningslinjer vedr. gaver og markering af mærkedage for ansatte
Retningslinjer vedr. repræsentation og deltagelse i eksterne receptioner
Retningslinjer vedr. rejser og deltagelse i kurser, konferencer, studieture, uddannelsesaktiviteter m.v. for ansatte
Overordnet set afspejler retningslinjerne nogle konkrete guidelines til det, der ikke er lovgivning for, men som offentligt ansatte må forholde sig særligt til. Dette for at sikre fortsat økonomisk forsvarlighed, men også for at sikre, at en medarbejder eller leder ikke uforvarende kommer til at stå i en uheldig situation.
Det bemærkes i øvrigt, at Sekretariatet vil ajourføre Håndbog for Kommunalbestyrelsen i de tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen er omfattet af de nye retningslinjer. Her vil der bl.a. blive henvist til retningslinjerne for repræsentation, ligesom der vil blive udarbejdet retningslinjer og rammer for rejser, kurser m.v. for Kommunalbestyrelsen.
Nedenfor beskrives retningslinjernes tilføjelser, ændringer eller hovedbudskab i overskrifter:
Vedr. punkt 1 – Retningslinjer vedr. gaver og markering af mærkedage for ansatte
Ændringerne til de nye retningslinjer i hovedtræk:
Tilføjelse af 70-års fødselarer, da det er kutyme, at de modtager gave på lige fod med 50- og 60-års fødselarer.Tilføjelse af gave til ansatte, der bliver udlært i Jammerbugt Kommune (f.eks. SOSU’er og kontorelever), da det er kutymen i kommunen.Specificering af gavens type og størrelse: Der gives én gave fra Jammerbugt Kommune. Hvis der afhentes en gave i Sekretariatet tæller denne som gaven.Specificering af at der ikke må gives pengegaver eller gavekort, da sidstnævnte kan sidestilles med en pengegave. Pengegaver er jf. SKAT skattepligtige og skal derfor ikke gives.Henvisninger til ”God adfærd i det offentlige”, lignende retningslinjer på området samt gældende gaveoversigt på TRYK.
Vedr. punkt 2: Retningslinjer vedr. repræsentation og deltagelse i eksterne receptioner
Retningslinjerne tager udgangspunkt i tidligere retningslinjer på området samt kommunes praksis. Der er bl.a. tilføjet de konkrete situationer, hvor kommunen giver gaver til borgere (herunder særlige bryllupsdage og fødselsdage). Der er specifikation vedr. deltagelse i arrangementer af repræsentativ karakter, hvor det beskrives, at politikere og ledere kan deltage ved invitation eller konkret vurdering, men at øvrige medarbejdere kan deltage efter aftale med nærmeste leder. Det er ligeledes tilføjet, at der i udgangspunktet ikke må gives gavekort og/eller pengegaver.
Vedr. punkt 3: Retningslinjer vedr. deltagelse i kurser, konferencer, studieture, uddannelsesaktiviteter m.v. og rejser i den forbindelse for ansatte
Retningslinjerne tager udgangspunkt i tidligere retningslinjer på området samt kommunens praksis. Jammerbugt Kommune har på nuværende tidspunkt beskrivelser på TRYK vedr. ”Kørselsgodtgørelse – tjenestekørsel” og ”Rejser og rejsegodtgørelse”, som mere er konkrete på takster og principper for udregning. Disse udgår ikke, men suppleres med denne nye retningslinje.
Sagen har været til drøftelse og godkendelse i Hoved-MED d. 3. februar 2021, hvor retningslinjerne blev godkendt.
Processen efter godkendelse i Økonomiudvalget er en ajourføring af Håndbog for Kommunalbestyrelsen. Derudover vil retningslinjerne ud fra gældende praksis blive fremsendt til revisionen.
Indstilling
Staben indstiller, at Økonomiudvalget godkender de tre sæt af retningslinjer vedr. hhv. gaver, repræsentation og rejser m.v.
Bilag
Bilag Retningslinjer gaver: Retningslinjer gaver
Bilag Retningslinjer repræsentation: Retningslinjer repræsentation
Bilag Retningslinjer rejser: Retningslinjer rejser