Præcisering af vedtagne principper om samarbejde mellem kommunalbestyrelses-medlemmer og administration
Kommunalbestyrelsen i Jammerbugt Kommune holder møde den 25. januar 2024, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Godkendelse af præcisering af vedtagne principper om samarbejde mellem kommunalbestyrelsesmedlemmer og administration.
Sagsbeskrivelse
Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Retten til sagsindsigt giver som udgangspunkt ikke et kommunalbestyrelsesmedlem krav på, at forvaltningen udarbejder notater eller andet materiale.
Et kommunalbestyrelsesmedlem kan som udgangspunkt ikke forlange svar på spørgsmål til forvaltningen – udover, hvad der er vedtaget eller sædvanemæssigt gælder i kommunen.
I forlængelse af introseminar den 14. januar 2022 blev der efterfølgende den 16. marts 2022 af økonomiudvalget fastsat nogle principper for henvendelse til administrationen. I denne forbindelse blev det bl.a. anført, at:
“Der er enighed om, at samarbejdet med administrationen skal være karakteriseret af en høj grad af tillid og respekt for hinandens roller.
…
Der må ikke herske en nulfejlskultur, men skal skabes plads til åbenhed, ærlighed, nysgerrighed, nytænkning og sparring.
Kommunalbestyrelsen og administrationen arbejder som et hold, forventningsafstemmer løbende og ser god forberedelse som afgørende for samarbejdet.
Besvarelsen af henvendelser fra kommunalbestyrelsesmedlemmer tager tid at håndtere og fragår administrationens tid til at servicere borgerne og virksomhederne, til at udvikle kommunen og kan udfordrer arbejdsmiljøet, idet der sås tvivl ved den tillid, som bør være fremherskende mellem politikerne og administrationen.”
Der blev i disse principper henstillet til, at et udvalgsmedlem kunne bede om at få et emne eller en sag belyst på et kommende udvalgsmøde. Ligeledes kunne et kommunalbestyrelsesmedlem opfordre til at sager eller kommende sager kunne belyses på et temamøde. Dette kunne give mulighed for at stille administrationen spørgsmål samt for uformelle drøftelser mellem administration og kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Det blev fastsat, at dette burde være tilgangen inden brug af egentlig sagsindsigt eller fremsendelse af skriftlige spørgsmål til administrationen. Dette ville sikre, at hele udvalget/kommunalbestyrelsen modtog samme information og kunne komme med input. Det anføres endvidere, at “Dette kan endvidere være med til at sikre den gensidige tillid samt i sidste ende spare ressourcer.”.
For så vidt angår skriftlige spørgsmål blev endvidere fastsat følgende principper:
“2) Henvendelser vedrørende besvarelse af spørgsmål sendes til Borgmesteren, Kommunaldirektøren eller den relevante direktør. Formandskabet orienteres cc.
…
4) Hvis kommunalbestyrelsen eller et udvalg finder, at en sag, der skal behandles på et politisk møde, ikke er tilstrækkeligt oplyst, har kommunalbestyrelsen/udvalget mulighed for at anmode administrationen om yderligere belysning af sagen, inden der træffes en beslutning. Et kommunalbestyrelsesmedlem har således ikke krav på, at forvaltningen udarbejder nye notater ……..
5) Administrationen bestræber sig på at besvare henvendelser indenfor 10 dage.
6) Såfremt det af administrationen fremsendte anses for relevant for hele kommunalbestyrelsen, vil den relevante direktør sikre, at svar og henvendelse bliver fremsendt til alle kommunalbestyrelsens medlemmer.”
Administrationen har modtaget et stigende antal skriftlige spørgsmål, og spørgsmål er hidtil overvejende besvaret skriftligt.
For at sikre en mere smidig behandling af spørgsmål, der modtages i administrationen samt understøtte de principper, der er fastsat af økonomiudvalget den 16. marts 2022, er der udarbejdet en præcisering af vedtagne principper om samarbejde mellem kommunalbestyrelsesmedlemmer og administrationen.
Hvis forslaget vedtages, vil dette betyde, at udgangspunktet er, at alle spørgsmål besvares mundtligt af den relevante direktør enten på et fagudvalgsmøde, på et økonomiudvalgsmøde eller på kommunalbestyrelsens temamøder. Dette uanset om spørgsmålet indsendes skriftligt til administrationen.
Retsgrundlag
Lov om kommunernes styrelse § 2 og 9.
Budgetmæssige konsekvenser
Ingen.
Indstilling
Staben indstiller, at Økonomiudvalget godkender præcisering af vedtagne principper om samarbejde mellem kommunalbestyrelsesmedlemmer og administration.
Beslutning fra Økonomiudvalget, 17. januar 2024, pkt. 5:
For: Venstre, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Danmarksdemokraterne.
Imod: Det Konservative Folkeparti. Jørgen Ravn Christensen begærede sagen i Kommunalbestyrelsen.
Administrativ bemærkning – 19. januar 2024:
Jævnfør drøftelser i Økonomiudvalget den 17. januar 2024 er et “fra” i andet afsnit i sagsfremstillingen ændret til et “til”. Herudover er sket afkortning af citat i punkt 4 i Principper af 16. marts 2022.