Økonomiudvalget i Jammerbugt Kommune holder ordinært møde den 9. november 2022, hvor der bl.a. på dagsordenen er: Godkendelse af ny organisering af Egnssamlingen i Saltum samt konsulentfunktionen for lokalhistorie
Sagsbeskrivelse
Jammerbugt Kommune vægter vores lokale historie, egnssamlinger og arkiver meget højt. Det er væsentligt, at vi passer godt og fornuftigt på kulturarven og at denne formidles på spændende, nærværende, levende og fagligt kompetent måde.
Det lokalhistoriske område i Jammerbugt Kommune er for en stor del drevet af frivillige ildsjæle med stort engagement. For at ildsjælene skal kunne udføre deres aktiviteter, kræver det, at Jammerbugt Kommune stiller nogle fornuftige og relevante rammer til rådighed. Rammerne er både af fysisk karakter, hvor der ydes tilskud til husleje og andre driftsudgifter og af kompetenceudviklingsmæssig karakter, hvor Jammerbugt Kommune i samarbejde med Lokalhistorisk Samråd udbyder forskellige relevante uddannelser og kurser.
Endelig stilles der professionel assistance til rådighed ved at kommunens Bibliotekschef og Kulturkonsulent understøtter bl.a. Lokalhistorisk Samråd og de aktiviteter, der skabes i dette regi.
Der har indtil nu været ansat en leder på fuld tid i Egnssamlingen i Saltum finansieret af tilskud fra Jammerbugt Kommune. Lederen har som en del af sit jobområde skullet understøtte hele det lokalhistoriske felt i Jammerbugt Kommune.
Egnssamlingen i Saltum har i foråret 2022 opsagt deres leder. En ansættelse der inklusiv opsigelsesperioden udløber 1 december 2022 og derfor har Egnssamlingen sammen med forvaltningen drøftet en fremtidig organisering.
Forretningsudvalget i Egnssamlingen i Saltum har overfor forvaltningen fremført den forespørgsel, om denne lederfunktion med fordel kunne varetages med en ansættelse i Jammerbugt Kommune i stedet for en ansættelse i Egnssamlingen i Saltum. Begrundelsen herfor er, at det er et meget stort ansvar at være arbejdsgiver, når man er frivilligt forretningsudvalgsmedlem. Der blev igangsat en række møder den 16. juni 2022 og på baggrund af disse drøftelser er forvaltningen og Egnssamlingen i Saltum nået til enighed om nedenstående forslag til fremtidig organisering, som der nu ønskes politisk godkendelse af.
Med virkning fra 2023 ansættes en konsulent på fuld tid i Jammerbugt Kommune med særligt fokus på lokalhistorie. Konsulenten får base på forvaltningen i Pandrup sammen med den øvrige afdeling, Kultur, Fritid og Landdistrikter, hvor alle arbejder med frivillige og ildsjæle. Det vil give en synergi, som kan løfte det lokalhistoriske område, idet man kommer tættere på de øvrige aktiviteter, der foregår på kultur-, fritids- og landdistriktsområdet og det lokalhistoriske område kan i endnu højere grad blive en del af disse aktiviteter med større synlighed og udvikling til følge.
Konsulentfunktionen skal også – og i høj grad – understøtte Egnssamlingen i Saltum. Egnssamlingen i Saltum har en særlig status i forhold til de øvrige egnssamlinger og arkiver og det er yderst væsentligt, at der arkiveres korrekt mv.
Det er oplyst af Egnssamlingen, at nedenstående funktioner og opgaver er helt centrale for Egnssamlingen og at de skal udføres og løses af en fagligt uddannet:
• Udvikling af Egnssamlingen i samarbejde med det frivillige forretningsudvalg og den frivillige bestyrelse
• Deltagelse i forretningsudvalget for Egnssamlingen
• Understøttelse og guidning af det frivillige forretningsudvalg og den frivillige bestyrelse samt sekretærfunktion for forretningsudvalget
• Fornyelse af udstillinger / temaudstillinger mm.
• Samvær og aktiviteter med de frivillige, der kommer i huset tirsdage og torsdage
• Fortællinger og rundvisninger til bookede gæster / særlige arrangementer
• Redigering af og bidrag med tekster til Egnssamlingens årsskrift
Udover den daglige leder, man har haft indtil nu, er der også ansat en kontorassistent, værtinde og praktisk funktion på 30 timer. Nogle af opgaverne, som denne funktion løser, er:
• Arkivering og registrering
• Telefonpasning
• Værtindefunktion
• Regnskaber og andet administrativt
• Rengøring
• Koordinering
• Diverse
Det er forvaltningens forståelse, at kontorassistenten klarer det daglige og forekommende og at forretningsudvalget har givet denne medarbejder mulighed for at komme ind i alle systemer og varetage alle de dagligt forekommende ting, så forretningsudvalget og formanden ikke skal varetage disse, men mere forholde sig til beslutninger, udvikling og strategi.
På baggrund heraf foreslås det, at der ansættes en konsulent på fuld tid med særligt fokus på lokalhistorie og med ansvar for de ovennævnte opgaver på Egnssamlingen. Konsulenten ansættes i Jammerbugt Kommune og med base på forvaltningen i Pandrup.
Som Egnssamlingens økonomi er, vil der set fra forvaltningens side kun være mulighed for at Egnssamlingen kan ansætte en leder på 30 timer ugentligt. Hvis Jammerbugt Kommune i stedet bruger 500.000 kr. af det nuværende tilskud til Egnssamlingen til at ansætte en konsulent, så har kommunen sammen med en mindre intern omfordeling af opgaver og økonomi, mulighed for at ansætte en konsulent på 37 timer ugentligt. Det vil medføre, at Egnssamlingen fortsat har et kommunalt tilskud på 500.000 kr. årligt til disposition til bl.a. kontorassistentfunktionen.
Ovenstående flytning af tilskud vil kræve en politisk godkendelse da de 500.000 kr. i så fald flyttes fra politikområde 4 (Kultur, Fritid og Landdistrikter) til politikområde 13 (administrativ organisation).
Der skal ikke sættes præcise timer på opgavevaretagelsen (dog skal der samarbejdes om sikring af bemanding i ferier mm.), men den skal udføres med baggrund i ovennævnte beskrivelse af konsulentfunktionen samt det helt overordnede værdisæt; at Egnssamlingen i Saltum er et unikt sted, der fortløbende skal udvikles og sikres, således at både registrering, arkivering, formidling og borgerinddragelse mmm. varetages forsvarligt og omhyggeligt.
Desuden skal konsulenten understøtte hele det lokalhistoriske felt i Jammerbugt Kommune i samspil med Egnssamlinger, museer, arkiver, frivillige, bibliotek og forvaltning.
Hvis dette forslag realiseres, vil Egnssamlingen samt Lokalhistorisk Samråd tilbydes at være med i ansættelsesudvalget. Desuden vil der blive afholdt statusmøder efter seks måneder og et år, således at der er mulighed for at tilrette eventuelle uhensigtsmæssigheder.
Budgetmæssige konsekvenser
Der er ingen budgetmæssige konsekvenser ud over, at der flyttes 500.000 kr. fra politikområde 4 (Kultur, Fritid og Landdistrikter) til politikområde 13 (Administrativ Organisation)
Indstilling
Vækst- og Udviklingsforvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Landdistriktsudvalget anbefaler Kommunalbestyrelsen at godkende
at der ansættes en kommunal konsulent for lokalhistorie med særligt fokus på Egnssamlingen i Saltum, og
at stillingen finansieres ved at flytte 500.000 kr. fra det nuværende tilskud til Egnssamlingen fra politikområde 4 til politikområde 13.
Beslutning fra Kultur-, Fritids- og Landdistriktsudvalget, 3. november 2022, pkt. 159:
Anbefales godkendt.
Afbud: Mariane Andersen.